Rechnung schreiben: der komplette Guide 2026
Wer eine Rechnung schreibt, muss bestimmte Pflichtangaben einhalten - sonst akzeptiert das Finanzamt die Rechnung nicht und der Empfänger kann keine Vorsteuer ziehen. Dieser Guide erklärt alles, was du wissen musst, mit kostenloser Vorlage und PDF-Generator.
Wer darf Rechnungen schreiben?
Jeder, der eine Leistung erbringt oder ein Produkt verkauft, darf eine Rechnung ausstellen. Das gilt für Unternehmen ebenso wie für Freiberufler, Kleingewerbetreibende und sogar Privatpersonen. Wichtig ist nur, dass die Rechnung die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthält.
Für unterschiedliche Zielgruppen gelten leicht unterschiedliche Regeln, speziell beim Umgang mit der Umsatzsteuer. Die wichtigsten Sonderfälle findest du am Ende dieser Seite verlinkt.
Die 9 Pflichtangaben nach § 14 UStG
Diese Felder müssen auf jeder Rechnung stehen, sonst gilt sie steuerlich nicht als ordnungsgemäß:
- Vollständiger Name und Anschrift des Ausstellers
- Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Leistungsdatum)
- Entgelt (Netto), Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttosumme
- Bei Kleinunternehmern: Hinweis nach § 19 UStG, kein USt-Ausweis
Rechnungsnummer richtig vergeben
Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und eindeutig sein. Häufige Schemata:
- Einfach durchnummeriert:
0001,0002, … - Mit Jahr und laufender Nummer:
RE-2026-001 - Mit Kunden-Kürzel:
2026-MUE-001
Lücken sind erlaubt, wenn du sie erklären kannst (z. B. Storno-Nummern). Doppelte Nummern darf es nie geben.
Mit oder ohne Umsatzsteuer?
Ob du Umsatzsteuer ausweisen musst, hängt von deinem steuerlichen Status ab:
- Regelbesteuerter Unternehmer: Du weist Netto-Betrag, Steuersatz (7 % oder 19 %) und Steuerbetrag getrennt aus.
- Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Keine Umsatzsteuer auf der Rechnung. Stattdessen ein Hinweis wie: „Gemäß § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
- Privatperson bei gelegentlichem Verkauf: ähnlich wie Kleinunternehmer, in der Regel ohne USt.
Sonderfälle nach Zielgruppe
Je nachdem, in welcher Rolle du Rechnungen stellst, gelten spezielle Regeln. Wir haben dazu eigene Guides geschrieben:
- Rechnung als Privatperson schreiben , gelegentliche Verkäufe ohne Gewerbe
- Rechnung als Kleinunternehmer schreiben , § 19 UStG richtig anwenden
- Rechnung als Freiberufler schreiben , Katalogberufe, EU-Kunden, Reverse-Charge
Häufige Fehler vermeiden
- Steuernummer vergessen → Rechnung ungültig
- Leistungsdatum identisch zum Rechnungsdatum gesetzt (oft falsch)
- Bei Kleinunternehmern trotzdem USt ausgewiesen → Pflicht zur Abführung
- Rechnungsnummer doppelt vergeben → Problem bei Betriebsprüfung
- Falsche Empfänger-Adresse → Vorsteuerabzug beim Kunden gefährdet
Häufige Fragen
Wie schreibe ich eine Rechnung Schritt für Schritt?
Welche Software brauche ich, um Rechnungen zu schreiben?
Welche Formate sind für Rechnungen erlaubt?
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Weiterlesen
Wann darfst du als Privatperson eine Rechnung schreiben, was muss drauf?
§ 19 UStG-konform, Pflichtangaben und korrekter Hinweis.
Katalogberufe, EU-Kunden, Reverse-Charge, alles im Überblick.
Teilrechnungen sauber abrechnen, VOB-konform.