Abschlagsrechnung, Anzahlungsrechnung & Schlussrechnung: der komplette Guide

Steuerlich gesehen: keiner. Beide Begriffe meinen das Gleiche, nämlich eine Rechnung über einen Teilbetrag, der vor Fertigstellung der Gesamtleistung fällig wird. Der Unterschied liegt in der Branche.

Abschlagsrechnung kommt aus dem Handwerk und Bau. Wer nach VOB arbeitet (mehr dazu weiter unten), kennt nur diesen Begriff. Auch der Elektriker, Maler, Tischler und alle anderen Gewerke nutzen ihn meistens.

Anzahlungsrechnung ist die übliche Bezeichnung im Dienstleistungssektor. Wenn ein IT-Berater, eine Designerin oder ein Coach 30 Prozent Anzahlung vereinbart, schreibt man Anzahlungsrechnung drauf.

Für das Finanzamt ist beides identisch. Wichtig ist nur, dass aus dem Dokument klar hervorgeht, dass es sich um eine Teil-Forderung handelt.

Typische Situationen, in denen du eine Teilrechnung stellst:

• Vorab-Zahlung vor Projektstart: Der Kunde zahlt 20 bis 50 Prozent, damit du Material kaufen oder mit der Arbeit loslegen kannst. Häufig bei Web-Projekten, Renovierungen, Maßanfertigungen.
• Milestone-Zahlungen: Bei längeren Projekten (Bau, große IT-Vorhaben) wird nach Fertigstellung bestimmter Phasen jeweils ein Abschlag berechnet.
• Monatliche Abschläge bei Daueraufträgen: Energieversorger, Hausmeister-Services und ähnliche stellen meist monatliche Abschlagsrechnungen.

Du bist gesetzlich nicht verpflichtet, Anzahlungen anzubieten. Tust du es aber, musst du sie korrekt verrechnen, sonst wird das Finanzamt unfreundlich.

Eine Anzahlungs- bzw. Abschlagsrechnung enthält die gleichen Pflichtangaben wie jede andere Rechnung nach § 14 UStG, plus einen klaren Hinweis auf den Charakter als Teilrechnung:

• Name und vollständige Anschrift von Aussteller und Empfänger
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
• Fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
• Ausstellungsdatum
• Voraussichtlicher Leistungszeitpunkt oder Lieferzeitraum (auch wenn die Leistung noch nicht erbracht ist)
• Beschreibung der erwarteten Leistung
• Netto-Betrag der Anzahlung
• Anwendbarer Steuersatz und Umsatzsteuer-Betrag
• Eindeutiger Hinweis Anzahlungsrechnung, Abschlagsrechnung oder Vorausrechnung

Offio setzt diese Punkte automatisch, du musst dich um nichts kümmern.

Hier ein vereinfachtes Beispiel für ein Projekt mit 10.000 € Auftragswert und 30 Prozent Anzahlung:

Stellst du eine reguläre Rechnung über 3.000 € und am Ende noch eine über die vollen 10.000 €, hast du dem Finanzamt insgesamt 13.000 € Umsatz gemeldet, bei einem Projekt, das nur 10.000 € wert war. Doppelte Umsatzsteuer, doppelte Buchung, doppelter Ärger.

Genau deshalb sagt § 14 Abs. 5 UStG: Sobald du auch nur eine einzige Anzahlung berechnet hast, muss die finale Abrechnung als Schlussrechnung kommen. Mit klarem Abzug aller vorigen Anzahlungen, inklusive der jeweiligen Umsatzsteuer. So bleibt am Ende alles sauber und steuerneutral.

Die Schlussrechnung hat drei Blöcke:

1. Der gesamte Auftragswert mit allen Positionen und Umsatzsteuer.
2. Eine Liste aller Anzahlungen / Abschläge, die du bisher gestellt hast: Rechnungsnummer, Datum, Netto und USt.
3. Der Restbetrag, den dein Kunde noch überweisen muss. Netto und Umsatzsteuer jeweils einzeln aufgeführt.

Fortsetzung des obigen Beispiels: das Projekt ist abgeschlossen, der volle Auftragswert beträgt 10.000 € netto. Die Anzahlung von 3.000 € wird abgezogen.

Wichtig: Die bereits gestellte Anzahlungsrechnung wird inklusive Umsatzsteuer abgezogen. So bleibt die Vorsteuer beim Kunden korrekt erfasst und es entsteht keine Doppel-Versteuerung.

Wer im Bau und Handwerk auf Basis der VOB/B (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) arbeitet, hat ein paar zusätzliche Regeln zu beachten.

• § 16 Abs. 1 VOB/B: Du hast einen Anspruch auf Abschlagszahlungen für vertragsgemäß ausgeführte Leistungen. Der Auftraggeber muss innerhalb von 21 Tagen nach Rechnungseingang zahlen.
• § 16 Abs. 3 VOB/B: Die Schlussrechnung ist nach Abnahme zu stellen. Der Auftraggeber hat eine Prüfungsfrist von 30 Tagen (bei großen Bauvorhaben auf bis zu 60 Tage erweiterbar).
• Aufgliederung: Die Schlussrechnung muss so aufgegliedert sein, dass alle einzelnen Leistungen klar zugeordnet werden können. Pauschal-Posten sind nur eingeschränkt zulässig.
• Sicherheitseinbehalt: Häufig wird ein Teil (meist 5 Prozent) als Sicherheit einbehalten. Das taucht in der Schlussrechnung als separate Position auf.

Offio bietet eine VOB-Vorlage, die die Aufgliederung und den Sicherheitseinbehalt automatisch berücksichtigt. Du musst kein VOB-Profi sein, um eine korrekte Schlussrechnung zu erstellen.

Die Verbuchung ist der zweite häufige Stolperstein neben dem Abzug in der Schlussrechnung. Hier die wichtigsten Konten (SKR03 / SKR04 nach DATEV):

Buchungssatz beim Erhalt der Anzahlung: Bank an Erhaltene Anzahlungen + Umsatzsteuer auf Anzahlungen. Die Umsatzsteuer ist sofort fällig und muss in der nächsten Voranmeldung gemeldet werden.

Bei der Schlussrechnung: Der Vorgang wird umgekehrt, das Konto Erhaltene Anzahlungen wieder ausgeglichen, und der Gesamtumsatz wird normal als Erlöse gebucht. Klingt komplex, ist es auch. Offio erstellt die DATEV-Buchungsstapel automatisch, du übergibst sie deinem Steuerberater per Klick.

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  Anzahlung in der Schlussrechnung vergessen. Klassiker. Das Ergebnis: Doppel-Versteuerung und eine Mail vom Steuerberater am Sonntag. Offio listet bei der Schlussrechnung automatisch alle Anzahlungen auf.
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  Falscher Steuersatz. Der Steuersatz auf der Anzahlung muss dem Satz entsprechen, der für die spätere Hauptleistung gilt. Bei Unsicherheit bei deinem Steuerberater nachfragen.
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  Kein Hinweis Anzahlung auf dem Dokument. Ohne diesen Hinweis ist die Rechnung formal angreifbar. Offio setzt das Schlüsselwort automatisch.
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  VOB-Schlussrechnung ohne Aufgliederung. Im Bau führt das oft zu Beanstandungen und Zahlungsverzögerungen. Mit der VOB-Vorlage in Offio passiert das nicht.

Bei einer Anzahlung kommt nach der Zahlung noch eine Leistung von dir. Meist ein Teilbetrag des Gesamtauftrags. Am Ende folgt die Schlussrechnung.

Bei Vorkasse kassierst du den vollen Preis vorab, zum Beispiel im Online-Shop. Hier gibt es keine Schlussrechnung mehr, die Vorkasse-Rechnung ist gleichzeitig die finale Rechnung. Einfacher Fall, weniger Buchhaltungs-Gymnastik.