Rechnung als Freiberufler schreiben: Pflichten & Vorlage

Wer gilt als Freiberufler?

Die Katalogberufe nach § 18 EStG umfassen klassische freie Berufe wie:

• Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Heilpraktiker, Hebammen
• Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer
• Architekten, Vermessungsingenieure, Ingenieure
• Übersetzer, Dolmetscher, Journalisten, Schriftsteller, Künstler
• Wissenschaftler, Erzieher, Lehrer (selbstständig)
• Ähnliche Berufe nach Einzelfallprüfung (z. B. IT-Berater)

Wenn dein Beruf in der Grauzone liegt, kläre den Status mit deinem Steuerberater, die Abgrenzung zwischen Freiberufler und Gewerbetreibendem entscheidet u.a. über die Gewerbesteuerpflicht.

Pflichtangaben auf einer Freiberufler-Rechnung

• Vollständiger Name und Anschrift (Absender und Empfänger)
• Steuernummer (deine vom Finanzamt erteilte)
• USt-IdNr. (nur bei EU-Kunden Pflicht)
• Eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum und Leistungsdatum
• Konkrete Beschreibung der erbrachten Leistung
• Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttosumme
• Optional: Bankverbindung und Zahlungsfrist

Bei Kleinunternehmer-Status (Umsatz unter 22.000 € im Vorjahr) entfällt die USt-Ausweisung, ergänze stattdessen den § 19-Hinweis.

Reverse-Charge bei EU-Kunden

Erbringst du eine Leistung an einen Unternehmer im EU-Ausland (z. B. Beratung für eine französische GmbH), greift das Reverse-Charge-Verfahren: Die Umsatzsteuer wird nicht in Deutschland, sondern im Empfängerland geschuldet - und zwar vom Empfänger selbst.

Die Rechnung enthält in diesem Fall:

• Deine USt-IdNr.
• Die USt-IdNr. des Empfängers
• 0 % USt-Satz
• Hinweis: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge)"
• Du gibst den Vorgang in der Zusammenfassenden Meldung an

Achtung: Bei B2C-Leistungen ans EU-Ausland gilt Reverse-Charge nicht, dann musst du die Umsatzsteuer des Empfängerlandes berechnen (OSS-Verfahren).

Beispielrechnung als Freiberufler (mit USt)

In unserem Rechnungsgenerator wählst du den USt-Satz per Position aus, perfekt für Freiberufler, die mit unterschiedlichen Steuersätzen abrechnen (z. B. ermäßigte 7 % für künstlerische Leistungen).

Häufige Fragen