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Ratgeber · DATEV

DATEV-Rechnung schreiben: Export für deinen Steuerberater

„DATEV-Rechnung“ meint nicht eine spezielle Rechnungsart, sondern eine ganz normale Rechnung, deren Daten so aufbereitet werden, dass dein Steuerberater sie ohne manuelle Erfassung in DATEV einlesen kann. Wir erklären, was dazu gehört, welche Konten du nutzt und wie der Export am elegantesten läuft.

Was bedeutet „DATEV-Rechnung“?

Der Begriff DATEV-Rechnung ist informell. Im Kern handelt es sich um eine ganz normale Rechnung nach § 14 UStG, die zusätzlich so dokumentiert wird, dass dein Steuerberater die Buchungssätze direkt in DATEV (z.B. DATEV Unternehmen Online oder Rechnungswesen pro) importieren kann.

Der Vorteil: dein Steuerberater spart Stunden Erfassungsarbeit, deine Steuer wird billiger, und beim Jahresabschluss gibt es keine Rückfragen wegen fehlender Belege.

SKR03 oder SKR04, welcher Kontenrahmen?

DATEV nutzt standardmäßig zwei Kontenrahmen:

  • SKR03, älter, klassisch im Mittelstand verbreitet. Erlöse auf Konto 8400 (19 % USt) / 8300 (7 %).
  • SKR04, moderner, an die IFRS-Logik angelehnt. Erlöse auf Konto 4400 (19 %) / 4300 (7 %).

Welcher Kontenrahmen für dich gilt, entscheidet dein Steuerberater bei der Einrichtung. Frage zuerst deinen Steuerberater, bevor du mit dem Buchen anfängst - ein Wechsel mitten im Geschäftsjahr ist mühsam.

Pflichtangaben in den Buchungssätzen

Für einen sauberen DATEV-Import braucht jede Buchung folgende Spalten in der CSV:

  • Belegdatum (TT.MM.JJJJ)
  • Belegnummer (= Rechnungsnummer)
  • Buchungstext (kurze Beschreibung)
  • Betrag (Brutto, mit Vorzeichen)
  • Soll-Konto (z.B. 1400 Forderungen LuL)
  • Gegen-Konto (z.B. 8400 Erlöse 19 % USt)
  • Steuerschlüssel (9 für 19 %, 2 für 7 %, leer für Kleinunternehmer)
  • Kost1 / Kost2 (Kostenstelle, optional)
  • Belegverknüpfung (Dateiname des PDF-Belegs)

Beispiel: Rechnung wird zu Buchungssatz

Konkretes Beispiel, du schreibst eine Rechnung über 1.190 € brutto (1.000 € netto + 190 € USt) an die Beispiel GmbH:

Buchungssatz (SKR03):

Belegdatum: 17.05.2026
Belegnummer: RE-2026-0017
Buchungstext: Beratung Beispiel GmbH
Betrag: 1.190,00 €
Soll-Konto: 1400 (Forderungen aus LuL)
Gegen-Konto: 8400 (Erlöse 19 % USt)
Steuerschlüssel: 9 (19 % USt)
Belegverknüpfung: RE-2026-0017.pdf

Dein Steuerberater importiert diesen Satz in DATEV, und der Beleg liegt verlinkt daneben. Kein Suchen, kein doppeltes Tippen, keine Rückfrage per E-Mail.

Drei Wege, DATEV-Daten zu liefern

  1. DATEV Unternehmen Online, Webportal, in das du Belege hochlädst und Buchungen erfasst. Dein Steuerberater greift live darauf zu. Setzt voraus, dass dein Steuerberater DATEV nutzt und dir Zugang freischaltet.
  2. DATEV-CSV-Export, du exportierst aus deiner Buchhaltungssoftware eine standardisierte CSV (Format „EXTF“ / „DTVF“) und schickst sie deinem Steuerberater. Klassischer Workflow.
  3. ZIP mit Belegen + Buchungen, du sammelst PDF-Rechnungen + eine CSV-Tabelle in einem ZIP und schickst alles zusammen. Funktioniert auch bei Steuerberatern, die nicht voll digital sind.

Häufige Fragen

Welches Format akzeptiert DATEV?
Klassisch ist die EXTF/DTVF-CSV (Datev-Format für „Buchungsstapel“ und „Stammdaten“). Alternativ XML im DATEV-Schema oder ein ZIP-Archiv mit PDF-Belegen plus Buchungs-CSV.
Brauche ich SKR03 oder SKR04?
Das entscheidet dein Steuerberater. SKR03 ist im Mittelstand verbreitet, SKR04 in moderneren Setups. Frag vor dem ersten Export nach.
Was kostet DATEV Unternehmen Online?
DATEV Unternehmen Online ist ein Modul, das dein Steuerberater für dich freischaltet. Die Kosten trägt meist der Steuerberater, manchmal mit Aufpreis weitergegeben. Frage deinen Steuerberater nach den Konditionen.
Kann ich auch ohne DATEV-Software arbeiten?
Ja. Du brauchst nur eine Software, die DATEV-konforme CSV exportieren kann (wie Offio). Die Datei verarbeitet dein Steuerberater dann in seinem DATEV.

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