Offio
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Archiv

10 Jahre revisionssicher, ohne dass du dran denkst

Jede finalisierte Rechnung wird in Offio kryptografisch versiegelt und in eine manipulationssichere Kette geschrieben. Das Archiv ist GoBD-konform, 10 Jahre revisionssicher und bei einer Betriebsprüfung mit einem Klick komplett exportierbar, inklusive Prüfprotokoll für jede einzelne Rechnung.

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Hash-Kette10 JahreEin-Klick-Export

Kryptografische Hash-Kette

Jede Rechnung erhält beim Finalisieren einen SHA-256-Hash, der den Vorgänger-Hash einbezieht. So entsteht eine nachträglich unveränderbare Kette: würde jemand eine alte Rechnung manipulieren, würde der gesamte Folge-Hash kaputtgehen und die Prüfung schlägt sofort an.

GoBD-konform nach BMF-Schreiben

Das Archiv entspricht den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) des Bundesministeriums für Finanzen. Finanzamt-akzeptiert für Betriebsprüfungen, ohne dass du selbst Datev-Software oder einen externen Archivdienst brauchst.

10 Jahre Aufbewahrungsfrist erfüllt

Rechnungen müssen nach § 14b UStG 10 Jahre aufbewahrt werden. Offio speichert sie redundant in deutschen Rechenzentren (Frankfurt) und kümmert sich um Backups, Migration und Verfügbarkeit. Du musst weder USB-Sticks horten noch deine Datev-Lizenz aktiv halten.

Ein-Klick-Export für Betriebsprüfung

Klopft das Finanzamt? Du exportierst den gesamten Datenbestand inklusive Prüfprotokoll als ZIP-Datei mit einem Klick. PDFs, XML, Belege, Buchungen, Hash-Belege, GoBD-Prüfprotokoll, alles in einem Paket, das jeder Prüfer kennt.

In wenigen Schritten

So funktioniert das Archiv

01

Rechnung finalisieren

Sobald du auf „Versenden“ oder „Finalisieren“ klickst, wird die Rechnung versiegelt. Ab diesem Moment ist sie unveränderbar.

02

Hash + Kette

Offio berechnet einen SHA-256-Hash der Rechnung samt Vorgänger-Hash. Die Kette wächst pro Workspace, manipulationssicher.

03

Bei Prüfung exportieren

Ein Klick erzeugt den GoBD-Export: PDFs, XML, Belege, Hashes, Prüfprotokoll. Per E-Mail an Prüfer oder Steuerberater.

Funktionen im Detail

Was das Archiv leistet

Append-only

Eine finalisierte Rechnung kann nicht gelöscht werden, nur per Stornorechnung neutralisiert. Datenbank-Trigger verhindern auch versehentliches DELETE.

Status-Änderungen erlaubt, alles andere nicht

SENT → PAID → OVERDUE → CANCELLED ist möglich. Beträge, Kunden, Positionen bleiben unveränderbar.

Hash-Belege als Beweis

Pro Rechnung bekommst du auf Knopfdruck ein „Hash-Zertifikat“ mit dem Versiegelungs-Hash, Zeitpunkt und Workspace.

Workspace-isoliert

Pro Workspace eine eigene Hash-Kette. Mehrere Geschäfte oder Mandate werden sauber getrennt archiviert.

Hetzner Frankfurt

Daten liegen ausschließlich in EU-Rechenzentren in Frankfurt am Main. DSGVO-konform, keine Drittland-Übertragung.

Migration-fest

Solltest du Offio irgendwann verlassen: vollständiger Export als ZIP, lesbare PDFs, maschinenlesbare XML. Kein Lock-in.

Geprüft, sicher, Made in Germany

GoBD-konform
Finanzamt-sicher
E-Rechnung
Pflichtkonform
DSGVO
Vollständig
EU-Hosting
Frankfurt
Made in
Germany
FAQ

Häufige Fragen zum Archiv

Was bedeutet GoBD-konform?

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Das BMF-Schreiben verlangt unter anderem Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit. Offio erfüllt alle Anforderungen automatisch.

Ist das Archiv wirklich revisionssicher?

Ja. Jede finalisierte Rechnung wird mit SHA-256-Hash versiegelt, der den Vorgänger-Hash einbezieht (Hash-Kette). Eine nachträgliche Änderung würde die gesamte Kette zerstören und sofort auffallen. Datenbank-Trigger verhindern zusätzlich physisches Löschen.

Was passiert, wenn ich eine fehlerhafte Rechnung korrigieren muss?

Du erstellst eine Stornorechnung (Minus-Rechnung), die die fehlerhafte neutralisiert, und dann eine korrigierte Neue-Rechnung. Beide bleiben im Archiv, niemand wird gelöscht. So bleibt die Historie vollständig nachvollziehbar, wie es das HGB und die GoBD verlangen.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Mindestens 10 Jahre, gemäß § 14b UStG und § 147 AO. Solange du Kunde bist, läuft das Archiv automatisch weiter. Bei Kündigung exportierst du alles als ZIP, Offio löscht auf Wunsch nach 30 Tagen alle Daten.

Brauche ich zusätzlich Datev oder einen externen Archivdienst?

Nein. Das integrierte Archiv ersetzt externe Archivdienste komplett. Für deinen Steuerberater erzeugt Offio auf Wunsch trotzdem einen DATEV-Export (geplant ab Q3 2026), der parallel im DATEV-Format vorliegt.

Wie sieht der Betriebsprüfungs-Export aus?

Ein ZIP-Archiv mit: allen Rechnungen als PDF (inklusive ZUGFeRD-XML), allen Belegen im Original, einem GoBD-Prüfprotokoll mit Hash-Kette und Zeitstempeln, sowie einem maschinenlesbaren Index. Format, das jeder Betriebsprüfer in Deutschland kennt.

Wo werden die Daten gespeichert?

Auf EU-Servern in Frankfurt am Main (Hetzner). DSGVO-konform, kein Datentransfer in Drittländer, deutsche Anbieter im gesamten Stack. Redundant gespeichert, automatische Backups, Verfügbarkeit garantiert.

Weitere Funktionen von Offio

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E-Rechnung erstellen

Jede E-Rechnung wandert automatisch ins GoBD-Archiv. ZUGFeRD und XRechnung inklusive.

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Belege per Foto

Quittungen werden ebenfalls GoBD-konform archiviert und sind im Steuer-Ordner sofort dabei.

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Finanz-Dashboard

Alle archivierten Rechnungen und Belege durchsuchbar in der Live-Übersicht.

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10 Jahre Archiv inklusive. Keine Speicher-Limits, kein Aufpreis.

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