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E-Rechnung

E-Rechnung schreiben: pflichtkonform ab 2025

Mit Offio erstellst du E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format direkt aus dem Browser, versendest sie per E-Mail oder Portal und archivierst sie automatisch 10 Jahre lang GoBD-konform. Die seit Januar 2025 geltende E-Rechnungs-Pflicht für B2B-Umsätze ist von Tag 1 erfüllt, ohne Aufpreis und ohne Konfiguration.

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ZUGFeRD 2.3 + XRechnung 3.0Pflicht 2025 ab Tag 1Ohne Aufpreis enthalten

ZUGFeRD und XRechnung in einem Klick

Jede Rechnung wird automatisch im hybriden ZUGFeRD-2.3-Format erzeugt: PDF für Menschen, XML für Maschinen. Auf Wunsch auch reines XRechnung-Format (CIUS XRechnung 3.0) für öffentliche Auftraggeber, auswählbar pro Kunde, ohne extra Klick beim Schreiben.

Per E-Mail, Peppol oder Upload

Du verschickst E-Rechnungen per E-Mail mit XML-Anhang, lädst sie ins Lieferantenportal deines Kunden hoch oder reichst sie automatisiert über das Peppol-Netzwerk ein. Eingehende E-Rechnungen liest Offio umgekehrt aus dem Posteingang aus und ordnet sie der Buchung zu.

GoBD-konform versiegelt für 10 Jahre

Sobald du finalisierst, wird die Rechnung kryptografisch versiegelt, in einer manipulationssicheren Kette gespeichert und mit Prüfprotokoll versehen. Bei einer Betriebsprüfung exportierst du den gesamten Bestand mit einem Klick, inklusive Hash-Belegen für jede einzelne Rechnung.

Rechtskonform nach EN 16931

Offio erzeugt E-Rechnungen, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen und von Finanzamt, Behörden und ERP-Systemen akzeptiert werden. Pflichtangaben werden vor dem Versand geprüft, fehlerhafte Felder rot markiert. Du kannst keine ungültige E-Rechnung verschicken.

In wenigen Schritten

E-Rechnung in drei Schritten

01

Rechnung schreiben

Vorlage wählen, Kunde anlegen, Positionen eintragen oder per KI aus einem Satz generieren. Vorschau in Echtzeit.

02

Format wählen

ZUGFeRD (hybrid PDF + XML) oder reines XRechnung. Offio merkt sich die Präferenz pro Kunde.

03

Versenden und archivieren

Per E-Mail oder Portal-Upload verschicken. Die E-Rechnung landet automatisch im 10-Jahre-Archiv mit Hash-Signatur.

Funktionen im Detail

Was Offio für deine E-Rechnungen leistet

Hybrides ZUGFeRD-PDF

PDF mit eingebettetem XML, sieht aus wie eine normale Rechnung, ist aber maschinenlesbar.

XRechnung 3.0 (CIUS XRechnung)

Reines XML-Format für öffentliche Auftraggeber, BeschA-konform.

Peppol-Anbindung

Automatischer Versand über das Peppol-Netzwerk an Empfänger mit Peppol-ID.

Eingangs-E-Rechnungen lesen

Offio liest ZUGFeRD- und XRechnung-XML aus dem Posteingang aus und legt Belege automatisch ab.

Pflichtfeld-Prüfung vor Versand

Leitweg-ID, Steuernummer, Empfänger-USt-ID: alles wird vor dem Senden validiert.

Storno und Korrektur

Eine fehlerhafte E-Rechnung wird per Stornorechnung neutralisiert, die Korrektur als neue E-Rechnung mit Verweis erstellt.

Geprüft, sicher, Made in Germany

GoBD-konform
Finanzamt-sicher
E-Rechnung
Pflichtkonform
DSGVO
Vollständig
EU-Hosting
Frankfurt
Made in
Germany
FAQ

Häufige Fragen zur E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine strukturiert maschinenlesbare Rechnung im XML-Format, die der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Sie kann ohne manuelle Erfassung in ein Buchhaltungssystem importiert werden. Eine PDF allein, die per E-Mail verschickt wird, ist keine E-Rechnung. Sie braucht eingebettetes XML (ZUGFeRD) oder reines XML (XRechnung).

Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?

Seit 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können (B2B). Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden, ab 1. Januar 2028 gilt die Versendungs-Pflicht für alle B2B-Umsätze. Offio erfüllt beide Seiten der Pflicht bereits heute.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF-Datei mit eingebettetem XML. Sie sieht aus wie eine normale Rechnung und ist gleichzeitig maschinenlesbar. XRechnung ist ein reines XML-Format und Pflicht für Rechnungen an deutsche Behörden. Beide entsprechen der Norm EN 16931 und sind in Offio mit einem Klick auswählbar.

Brauche ich eine Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID brauchst du nur für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen). Sie wird vom Auftraggeber bei der Beauftragung mitgeteilt. In Offio hinterlegst du sie pro Kunde und sie wird automatisch in jede XRechnung übernommen.

Wie verschicke ich eine E-Rechnung an meinen Kunden?

Per E-Mail mit XML- oder ZUGFeRD-PDF-Anhang ist nach wie vor der Standardweg. Größere Kunden bieten häufig ein Lieferantenportal, in das du die XML-Datei hochlädst. Behörden empfangen XRechnungen über das ZRE/OZG-RE-Portal. Offio unterstützt zusätzlich den automatischen Versand über das Peppol-Netzwerk.

Können Kleinunternehmer auch E-Rechnungen ausstellen?

Ja, allerdings besteht für Kleinunternehmer mit unter 800.000 € Vorjahresumsatz erst ab 2028 eine Pflicht zur Ausstellung. Empfangen müssen aber auch Kleinunternehmer E-Rechnungen seit 2025. Offio unterstützt beides und stellt deine Rechnungen automatisch mit Kleinunternehmer-Hinweis nach § 19 UStG aus.

Was kostet die E-Rechnungsfunktion bei Offio?

Nichts extra. E-Rechnungen erstellen, empfangen und archivieren ist in jedem Offio-Tarif enthalten, ab 9,90 € im Monat (Jahresabo) oder 11,90 € (monatlich). Bei lexoffice und sevDesk gibt es das nur in höheren Tarifen mit Aufpreis.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

10 Jahre, ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b UStG). Offio archiviert jede finalisierte Rechnung automatisch GoBD-konform, manipulationssicher und mit Prüfprotokoll. Du musst selbst nichts speichern oder sichern.

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Belege per Foto erfassen

Tankquittung fotografieren, Offio liest Anbieter, Datum und Betrag automatisch aus.

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10 Jahre revisionssicher, kryptografisch versiegelt, Finanzamt-Export per Klick.

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Alle Konten, Einnahmen und Ausgaben auf einen Blick. Live-aktualisiert.

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