Mahnwesen

Mahnungen, die sich selbst verschicken

Offio erkennt überfällige Rechnungen automatisch und verschickt auf Wunsch bis zu drei Mahnstufen - Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung - jeweils mit eigener Frist und Mahngebühr. Standardmäßig ausgeschaltet, damit dich keine automatische E-Mail überrascht. Die Entscheidung für Inkasso bleibt immer bei dir.

7 Tage kostenlos testen Alle Funktionen

Bis zu 3 StufenAutomatisch bei FälligkeitInkasso bleibt manuell

Automatischer Versand, opt-in

Aktivierst du das automatische Mahnwesen, prüft Offio täglich um 7 Uhr, welche Rechnungen die nächste Mahnstufe erreicht haben, und verschickt sie selbstständig samt angehängter Original-Rechnung. Ohne Aktivierung bleibt alles manuell, wie gewohnt.

Drei Stufen mit eigenen Fristen

Zahlungserinnerung nach 7 Tagen, 1. Mahnung nach 14, 2. Mahnung nach 21 Tagen Verzug - jede Frist frei einstellbar. Jede Stufe kann eine eigene Mahngebühr tragen, Standard 0 € / 5 € / 10 €, ebenfalls anpassbar.

Kein Ausfall bei einzelnen Fehlern

Scheitert der Versand einer einzelnen Mahnung, etwa wegen fehlender E-Mail-Adresse, läuft der Rest unbeeinflusst weiter. Jede Rechnung wird einzeln verarbeitet, ein Problem blockiert nie das gesamte Mahnwesen.

Inkasso bleibt eine menschliche Entscheidung

Nach der 2. Mahnung eskaliert Offio nicht automatisch weiter. Diese Rechnungen landen in einer eigenen Übersicht „Inkasso prüfen“ - die Entscheidung, ein Inkassobüro einzuschalten, triffst ausschließlich du.

In wenigen Schritten

Mahnwesen in drei Schritten

Fristen und Gebühren festlegen

Pro Mahnstufe Frist und Gebühr einstellen, oder die Standardwerte übernehmen (7 / 14 / 21 Tage, 0 € / 5 € / 10 €).

Automatik aktivieren oder manuell versenden

Automatischen Versand einschalten, oder Mahnungen jederzeit einzeln mit einem Klick verschicken.

Inkasso-Fälle prüfen

Rechnungen nach der letzten Mahnstufe erscheinen unter „Inkasso prüfen“ - die Eskalation entscheidest du selbst.

Funktionen im Detail

Was das Mahnwesen im Detail leistet

Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung

Die drei DACH-üblichen Stufen mit eigenen Standardtexten, jede einzeln aktivierbar und mit eigenem Betreff.

Rechnungs-PDF immer angehängt

Jede Mahnung enthält automatisch das Original-Rechnungs-PDF, damit der Kunde nicht selbst danach suchen muss.

Nur an fällige, offene Rechnungen

Mahnungen gehen ausschließlich an finalisierte, überfällige Rechnungen - nie an Entwürfe, bereits bezahlte oder stornierte Belege.

Sprache folgt dem Kunden

Ist beim Kunden Englisch als Korrespondenzsprache hinterlegt, gehen Mahntexte automatisch auf Englisch raus.

Neue Zahlungsfrist pro Mahnung

Jede versendete Mahnung setzt automatisch eine neue Frist, standardmäßig 14 Tage, die du vor dem Versand anpassen kannst.

Übersicht nach Stufe

Fällige Zahlungserinnerungen, 1. und 2. Mahnungen sowie Inkasso-Kandidaten sind auf der Mahnungen-Seite klar getrennt.

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Germany

FAQ

Häufige Fragen zum Mahnwesen

Verschickt Offio Mahnungen automatisch, ohne dass ich es merke?

Nein. Das automatische Mahnwesen ist standardmäßig ausgeschaltet. Erst wenn du es für deinen Workspace aktivierst, prüft Offio täglich fällige Rechnungen und verschickt selbstständig die nächste passende Mahnstufe.

Wie viele Mahnstufen gibt es?

Drei: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung. Jede Stufe hat eine eigene Frist (Standard 7 / 14 / 21 Tage nach Fälligkeit) und eine eigene, frei einstellbare Mahngebühr.

Übernimmt Offio auch das Inkasso?

Nein, bewusst nicht. Nach der letzten Mahnstufe landet eine Rechnung in der Übersicht „Inkasso prüfen“. Ob und wann ein Inkassobüro eingeschaltet wird, ist eine unternehmerische Entscheidung, die Offio dir nicht abnimmt.

Kann ich Mahnungen auch manuell verschicken?

Ja, jederzeit. Auch ohne aktivierte Automatik kannst du jede fällige Mahnstufe mit einem Klick einzeln verschicken, zum Beispiel wenn du erst nachtelefonieren willst.

Was passiert, wenn eine Rechnung inzwischen bezahlt wurde?

Mahnungen gehen ausschließlich an offene, überfällige Rechnungen. Sobald eine Rechnung als bezahlt markiert ist, wird sie von weiteren Mahnstufen automatisch ausgeschlossen.

Kostet das automatische Mahnwesen extra?

Automatisches Mahnwesen ist Teil der bezahlten Offio-Tarife (Pro und Business), manuelles Mahnen steht auch im Basistarif zur Verfügung.

Weitere Funktionen von Offio

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